Eine Zusammenfassung von Katja Leimeister
Ist die Medizintechnik – ein stark regulierter Markt – eigentlich für Agiles Arbeiten geeignet? Es gibt doch so viele Vorgaben und Regelungen, die kaum Spielraum lassen. Dr. Friederike Sziegat hat bei der Agilen Community Bayerischer Untermain am 23. März aus der Praxis berichtet, an welchen Stellen sie bei imeco agiles Projektmanagement eingeführt hat und wie es funktioniert.
Insbesondere drei Bereiche hat Frau Sziegat benannt, in denen imeco agiles Arbeiten möglich ist: das Erwerben von Fachwissen für Medizinprodukte, bei den Strukturen und Prozesse sowie der Kommunikation. Alles mit Hinblick auf die Sicherung des Projektfortschritts und der Verbesserung der Kommunikation mit relevanten Schnittstellen.
Vor der Entscheidung, es mit agilem Projektmanagement zu probieren, sah sich imeco mit folgender Situation konfrontiert: Die Kommunikation im Team war deutlich verbesserungswürdig, Entscheidungen waren nicht transparent, die Entwicklungen waren zu langsam und der Spaß fehlte auch. Das hatte verschiedene Ursachen: Starre Status-Meetings fanden einmal pro Woche statt. Darin waren (zu) viele TeilnehmerInnen und es dauerte extrem lang (2 Stunden). Fehlende Moderation führte zu wiederholten Verschiebungen von Aufgaben und das ohne Konsequenzen. Das Ganze fußte auf Top-Down-Entscheidungen, Vorschläge von MitarbeiterInnen wurden nicht ernst genommen, die Motivation sank zusehends. Der Projektfortschritt war schleppend.
imeco begann daraufhin im Frühjahr 2020 mit der Einführung eines agilen Projektmanagements unter Einsatz des Frameworks SCRUM. So definierten die Teams ihre Werte und Rollen und veränderten die Meetingkultur. Zweimal pro Woche gab es einen 15-minütigen Check-In für das Scrum-Team und Product Owner und alle zwei Wochen – nach Beendigung des Sprints – ein Reviewmeeting mit beteiligten Schnittstellen wie Qualitätsmanagement und -sicherung, Regulatory Affairs, Vertrieb, Technik, Einkauf, Produktion, etc. Eine Retrospektive fand alle 12 Wochen statt, zu welchem auch die Stakeholder eingeladen waren. Jedes Meeting wurde moderiert und die Fortschritte ebenso wie neue Anforderungen im Kollaborationstool festgehalten. Das Ergebnis war unter anderem:
- Die Aufgabenzuordnung war übersichtlich
- Die Timings waren transparent
- Alle Beteiligten waren auf dem gleichen Stand
- Überlastungen wurden aufgezeigt und gelöst
- Ernsthaftigkeit und Verständnis im Unternehmen wuchsen
Natürlich gab es auch Rückschläge bei der Einführung des agilen Projektmanagements. Gründe sieht Frau Sziegat dabei unter anderem darin: Die Medizinprodukte-Entwicklung dauert sehr lange (ca. 2-3 Jahre) und die Produkt-Zulassung ist abhängig von externen Behörden (ca. 1 Jahr) – daher sind Erfolge nicht unmittelbar sichtbar. Dazu kommen unternehmensinterne Faktoren wie Wechsel im Team und neue strategische Entscheidungen. Und letztlich sind von dem Wandel Menschen betroffen, … nicht jede/r wollte und konnte den Wandel gleichermaßen schnell angehen. Dennoch zieht sie ein positives Fazit: Es war eine gute Entscheidung nicht zuletzt, da die Zulassung des Produkts erreicht wurde und die Stimmung im Team sich verbessert hat. imeco will auch weiterhin konsequent am Ball bleiben und das Projektmanagement agil weiterführen.
Die Präsentationsfolien finden Sie auf unserer Lernplattform.